DIE VORSCHUSSRECHNUNG
Insbesondere zu Beginn des Mandates
Jedes Mandatsanbahnungsgespräch sollte die zu erwartenden Kosten für den Mandanten thematisieren. Wenn der Mandant selbst zahlen muss, sollten Sie ihm sagen, wie viel ihn das zunächst kosten wird und wie Sie das mit den Rechnungen halten. Gut informierte und einverstandene Mandanten nehmen seltener an den Rechnungen Anstoß. Eventuell auch die Kosten in der Mandatsbestätigungs-E-Mail noch einmal zusammenfassen. Bei vorhandener Rechtsschutzversicherung: ob Sie die Deckungsanfrage gegenüber der Rechtsschutzversicherung überhaupt, als eigene Angelegenheit oder als kostenlosen Service übernehmen, ist Ihre Sache (für diesen Fall aber auch an die Entbindung von der Schweigepflicht gegenüber der Rechtschutzversicherung denken und darauf hinweisen). Auch bei einer beteiligten Versicherung sollten Sie dem vorher aufgeklärten Mandanten bzw. der Versicherung eine Vorschussrechnung schicken.
Ihre Kosten können Sie entweder nach einer Vergütungsvereinbarung (§ 3a RVG) oder nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) abrechnen. Wenn Sie nach Vergütungsvereinbarung abrechnen wollen, dann müssen Sie dafür die Textform einhalten (in der Regel mailt der Mandant die VV unterschrieben an Sie zurück). Sie sollten darin festschreiben, dass Sie einen Vorschuss auf Ihr Honorar nehmen dürfen. Genaueres zur Vergütungsvereinbarung in einem späteren Artikel.
Wenn Sie nach RVG abrechnen, haben Sie gem. § 9 RVG einen Anspruch auf einen angemessenen Vorschuss. Angemessen bedeutet: Was wird wohl sehr wahrscheinlich in dieser Angelegenheit an u. a. Gebühren, Auslagen, Umsatzsteuer anfallen. Machen Sie von dem Vorschussrecht unbedingt Gebrauch und erwähnen Sie es im Kostengespräch bei der Mandatsanbahnung. Die Vorschussregel gem. § 9 RVG gilt nicht bei PKH und anderen Beiordnungen, da gilt evtl. eine andere Vorschussregelung (s. z. B. § 47 RVG).
Wenn Sie eine Kostenvorschussrechnung als solche deklariert legen, dann muss der Mandant diese zahlen und Sie können, sollte er nicht rechtzeitig zahlen, ein Zurückbehaltungsrecht an Ihrer weiteren Arbeitskraft geltend machen, sofern Sie sich nicht widersprüchlich verhalten, dies nicht zur Unzeit tun und ihn darauf hinweisen, dass gewisse Pflichten bis dann und dann erledigt werden müssen. So haben Sie also ein Druckmittel und ersparen sich weiteren unvergüteten Zeitaufwand.
Ich kläre im Anbahnungsgespräch den Mandanten darüber auf, dass ich zum Beispiel außergerichtlich den Gegner anschreiben werde und der Mandant mit der Zusendung dieses Schreibens eine Vorschussrechnung über zum Beispiel eine 1,3 Geschäftsgebühr zzgl. Auslagenpauschale und Umsatzsteuer bekommen wird. Ähnlich für den Fall eines vorgerichtlichen Strafmandates: Ich erkläre dem Mandanten, dass ich mich melden und Akteneinsicht beantragen werde, er davon eine Kopie bekommt und zugleich eine Vorschussrechnung; erst nach Zahlung werde ich die Akte abholen usw. Bei gerichtlicher Vertretung geht die Vorschussnote in der Regel mit dem Meldeschriftsatz bzw. der Klage an das Gericht an den Mandanten.
In einer Angelegenheit können auch weitere Vorschussrechnung(en) gelegt werden, wenn die Sache umfangreicher wird, der Streitwert sich erhöht (z. B. durch Klageerweiterung bzw. eine Widerklage) oder Auslagen für Reisen nötig werden. Möglich ist es auch, eine Mandatsannahme unter die Bedingung vorheriger Vorschusszahlung zu stellen. Dies empfiehlt sich insbesondere bei telefonischen Auskünften unbekannter Mandanten.
Was muss eine Vorschussrechnung enthalten?
Damit es keine Einwände gegen die Rechnung gibt, müssen folgende Formalien eingehalten werden: Die Voraussetzungen des § 14 Absatz 4 Nr. 1–8 UstG, also: RG-Aussteller, dessen Steuernummer bzw. USt-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende RGNr., konkreter Umfang und konkrete Art der Leistung, Zeitpunkt/-raum der Leistung, eventuelle Minderung des Entgeltes, das Vorschussentgelt selbst, die darauf entfallende USt und den anzuwendenden Steuersatz der USt. Nicht nötig ist für eine Vorschussrechnung die genaue „Berechnung“ im Sinne des § 10 Absatz 2 RVG, also die Angabe des Gebührentatbestandes etc.
Wenn das Mandat beendet wird, muss ich dann schlussabrechnen?
Sollte es eine Vorschussrechnung gegeben haben, muss schlussabgerechnet werden. Bezahlte Vorschüsse sind dann eventuell (teilweise) unverzüglich zurückzuzahlen. Sollten Sie bereits eine richtige Rechnung (also mit Berechnung gem. § 10 Absatz 2 RVG) als Vorschussrechnung gelegt haben, sich nach Beendigung an dieser nichts geändert haben, wäre m. E. ein Hinweis darauf an den Mandanten ausreichend.
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